La digitalización del papel en las empresas
Las grandes empresas son más conscientes acerca de este proceso que influye de manera positiva en las áreas administrativas.
El uso de documentos digitales disminuye los costes, aumenta la productividad y agiliza las funciones. Permite incrementar las posibilidades de crecimiento y expansión hacia nuevos horizontes. El trabajo remoto es un ejemplo de ello, no es necesario tener cientos de papeles y documentos en una mesa con el riesgo que se pierdan.
El futuro es dejar a un lado el papel y digitalizar los procesos, lo que permite un desempeño más eficiente por parte de los empleados. El material y equipamiento de la tienda Hipermaterial son esenciales para que cualquier empresa pueda mejorar el rendimiento de las actividades con recursos más eficientes.
Ahora las personas que trabajan en una oficina pueden sentirse más cómodos y productivos al realizar las actividades. Esto no significa que el papel quedó en el pasado, aún es muy importante, pero reducirlo en la medida de lo posible ahorra tiempo y gastos. Aunado a ello, el material de oficina en general permite que el proceso sea óptimo.
¿Qué es la digitalización del papel?
La digitalización del papel es un proceso novedoso utilizado por las empresas. Consiste en convertir los documentos en papel o en un formato no estructurado en un formato digital útil para el procesamiento adecuado. Sin embargo, las empresas deben resguardar muy bien la documentación original en archivos.
Los documentos digitales se pueden almacenar en la nube o un software administrativo. Para que sean válidos legalmente se requiere la digitalización certificada ante un organismo oficial. En ese caso, si se pierde algún documento físico no habría problemas.
Una oportunidad en el futuro para las empresas
La información de un documento físico tiene el riesgo de extraviarse o traspapelarse. También puede dañarse o llegar tarde al destinatario. Además, los costes son elevados porque implica gastos en impresión, envío, tiempo y baja productividad. Otro elemento importante es que el uso del papel representa más gasto de energía y más árboles cortados.
Organiza los documentos digitales, hacen más limpia la oficina y reduce el estrés de las montañas de papel. Esto ayuda a la concentración y productividad, es realmente necesario tener una sensación de orden en la oficina.
Hoy día, la digitalización consigue que las oficinas disminuyan de manera considerable los documentos físicos. Si se emplea la certificación digital se dispondrán de documentos digitalizados y homologados con el mismo valor legal. Este cambio ha llegado para quedarse en las grandes empresas, por tanto, las PYMES y negocios pueden seguir el ejemplo para sustituir el papel como una solución eficaz.
Esta oportunidad mejora todos los procesos administrativos, es algo del futuro donde nada se desperdicia. El material de oficina digital es aprovechado en cada momento.
La productividad del material de oficina digital
Las empresas que buscan mejorar la eficiencia y productividad, deben considerar las nuevas tecnologías y la digitalización para aplicar cientos de soluciones innovadoras. De ese modo, se reducen los tiempos en la ejecución de tareas y procesos, así como se sustituyen o eliminan parcial o totalmente las tareas realizadas con papel.
Este proceso incorpora una amplia variedad de funcionalidades digitales para disponer del material de oficina cuando sea necesario. Aporta valor a cada etapa y área administrativa, lo que plantea considerables ahorros de hasta un 40% en materiales. A niveles superiores, se aumentan los servicios de la empresa con una menor inversión.
La productividad se eleva del 3 al 5% anual, los empleados completan más actividades con menos esfuerzo y menos tiempo. Asimismo, las mejoras de costes son superiores al 25% con ingresos laborales que se incrementan al 60%. La optimización de procesos remotos sitúa, además, la posibilidad de acceder a la información de inmediato.
¿Qué aporta a las empresas?
Las iniciativas de digitalización, automatización y almacenamiento de documentos en la nube aportan beneficios a las empresas. En primer lugar, se agilizan los tiempos de dedicación a las actividades diarias en cualquier lugar, no sólo en la oficina sino en casa. También se ahorra dinero en materiales físicos de oficina. Aunque siempre son necesarios, se reduce la cantidad de papeleo que genera muchos gastos a largo plazo.
La reducción de costes es clave y un objetivo principal. Lo ideal es que las empresas inviertan en tecnología para conseguir el máximo provecho a menor gasto.
Lo mejor es que el uso de tecnologías sostenibles ayuda a reducir el impacto medioambiental.
La confortabilidad en la digitalización
Es importante que las empresas cuenten con equipos, dispositivos y material adecuado para digitalizar los procesos. Así se podrán desempeñar las funciones digitales de una manera más cómoda y confortable. El rendimiento y la productividad depende de ello. Al tener los recursos adecuados es mucho más rápido el cambio hacia la digital.
Es difícil imaginar en una empresa productiva que los empleados no tengan sillas y mesas cómodas, tampoco un ordenador actualizado y programas ágiles. Para que el proceso sea exitoso, es necesario un material de oficina funcional y profesional.
